designing an information system for archiving incoming and outgoing letters in the planning division of PT Muba Electric Power

Abstract

Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan kegiatan administrasi, setiap perusahaan atau organisasi memiliki tujuan dan target yang ingin dicapai dalam jangka waktu yang panjang, menengah, maupun jangka waktu yang pendek. Segala usaha dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut, salah satu yang sangat berperan penting untuk kemajuan perusahaan adalah sistem arsip yang baik demi tatakelolanya arsip dengan baik dan rapi. Sistem penyimpanan berkas yang baik akan dapat membantu kelancaran tugas dan menunjang keberhasilan tujuan perusahaan yang akan dicapai. Pengelolaan surat keluar dan surat masuk pada Devisi Planning di PT MUBA ELECTRIC POWER yang merupakan perusahaan Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) yang bergerak di bidang ketenagalistrikan masih belum baik. Setiap surat belum tersusun dengan rapi, sehingga terkadang menyulitkan dalam pencarian dokumen.Metode penelitian pada penelitian ini menggunakan metode Waterfall. Waterfall atau air terjun adalah sebuah model yang berguna untuk proses pengembangan perangkat lunak. Model waterfall ini berkembang dengan sistematis mulai dari tahap satu hingga tahap selanjutnya. Adapun hasil dari penelitian ini dapat menghasilkan data surat masuk, data surat keluar dan agenda surat, yang secara terprosedur dan menampilkan laporan-laporan yang diperlukan untuk mempermudah Devisi Planning PT. MEP dalam memperoleh informasi mengenai surat masuk dan surat keluar. Proses pengarsipan surat masuk dan surat keluar secara manual diganti menjadi sistem e-arsip, sistem informasi pengarsipan surat dapat diakses oleh seluruh pegawai devisi Planning PT Muba Electric Power, berkas surat yang telah diinputkan dapat disposisikan langsung dan dapat melakukan CRUD, user dapat ditambahkan dan dapat mengubah password.